Pemerintah Kota Surakarta telah meluncurkan program inovatif yang luar biasa bernama Pemandu Siaga: “Pelayanan Enkapsulasi Aman untuk Melindungi Arsip Anda dan Keluarga.” Program ini dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta dengan tujuan utama untuk menjaga keamanan dan keberlangsungan arsip keluarga.
Apa Itu Pelayanan Enkapsulasi Arsip?
Pelayanan Enkapsulasi Arsip adalah pendekatan preventif dalam merawat dokumen-dokumen penting dengan menggunakan bahan pelindung. Hal ini bertujuan untuk menghindari kerusakan fisik yang bisa mengancam kelangsungan dokumen arsip keluarga, seperti Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk, Akta Kelahiran, Akta Kematian, Ijazah, dan sebagainya.
Langkah-Langkah dalam Proses Enkapsulasi Arsip
- Kunjungan Keliling untuk Pelayanan Enkapsulasi Arsip
Masyarakat atau pemohon bisa datang ke lokasi pelayanan yang telah ditentukan pada jadwal yang telah ditetapkan. Pelayanan ini berlangsung mulai dari Selasa hingga Kamis, dari jam 08.30 hingga 12.30. Setiap minggunya, lokasi layanan akan berpindah-pindah dari satu kecamatan ke kecamatan lain di Kota Surakarta.
- Minggu ke-1: Kecamatan Banjarsari
- Minggu ke-2: Kecamatan Pasar Kliwon
- Minggu ke-3: Kecamatan Jebres
- Minggu ke-4: Kecamatan Laweyan
- Minggu ke-5: Kecamatan Serengan
Pelayanan ini merupakan kegiatan rutin yang dilakukan di Depo Arsip Jalan Kolonel Sutarto No 147 (Belakang Kolam Renang Tirtomoyo Jebres).
- Proses Pendaftaran dan Penyerahan Dokumen
Pemohon Enkapsulasi akan diminta untuk mengisi daftar hadir sebagai langkah awal. Selanjutnya, pemohon akan menyerahkan dokumen yang akan dienkapsulasi kepada petugas yang bertugas. - Pelayanan Enkapsulasi oleh Petugas
Setelah dokumen diterima, petugas akan melakukan proses enkapsulasi menggunakan bahan pelindung khusus. - Penyerahan Kembali Dokumen
Dokumen yang telah dienkapsulasi akan diserahkan kembali kepada pemohon untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. - Feedback dari Pemohon
Setelah menerima dokumen yang telah dienkapsulasi, pemohon diminta untuk mengisi formulir kepuasan masyarakat yang dapat diakses di https://s.id/formlayananEnkapsulasi. Hal ini membantu dalam peningkatan kualitas layanan yang diberikan.
Informasi Tambahan dan Kontak
Untuk informasi lebih lanjut atau pertanyaan, dapat menghubungi melalui email ke dispersip@surakarta.go.id atau melalui media sosial Instagram @dispersip_surakarta. Informasi juga dapat ditemukan di laman resmi dispersip.surakarta.go.id. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta berlokasi di Jalan Hasanudin No 112 Punggawan Banjarsari Kota Surakarta, dengan nomor telepon 0271-734-337.
Pelayanan Enkapsulasi Arsip yang diselenggarakan oleh Pemerintah Kota Surakarta melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memastikan bahwa dokumen-dokumen penting keluarga Kalian terlindungi dengan baik. Ayo, jaga keamanan dan kelangsungan arsip keluarga Anda melalui program inovatif ini!
