Pemerintah Kota Surakarta
Pengawasan Kearsipan Pemkot Memuaskan
  February 27, 2020 12:21

Fungsi penting arsip ditengarai belum banyak dikenal khalayak. Padahal rekaman atas berbagai aktivitas atau peristiwa tersebut mampu menjembatani perbedaan pemahaman seiring terus bergulirnya waktu. Singkatnya, sebuah arsip sangat membantu orang untuk menelusuri sesuatu yang sudah terjadi beberapa waktu sebelumnya.

Pun halnya bagi birokrasi. Arsip berperan penting dalam menunjang aktivitas administrasi, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi hingga bahan pendukung pengambilan kebijakan. Syaratnya hanya satu, yakni seluruh bahan dokumentasi tersebut tertata rapi alias tak tercecer begitu saja.

Pemkot Surakarta pun mengamini pentingnya arsip, dengan menyelenggarakan sejumlah program pengarsipan. Digawangi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah (Disarpus), berbagai dokumen bersejarah itu dikelola secara khusus dan tersimpan di depo arsip Jalan Kolonel Sutarto Nomor 174.

Pengelolaan arsip oleh Pemkot itu ternyata tidak sia-sia. Pemerintah pusat mengganjar Pemkot dengan predikat memuaskan, untuk pengawasan kearsipan selama tahun lalu.

Penghargaan itu diserahkan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) Tjahjo Kumolo kepada Wali Kota Surakarta FX Hadi Rudyatmo, dalam Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) Pengawasan Kearsipan di Hotel The Sunan, Rabu (26/2). Total poin sejumlah 82,44 dan kategori A dikantongi Pemkot, dalam penganugerahan penghargaan kepada 103 kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian hingga pemerintah daerah, yang telah menerapkan sistem pengarsipan dengan baik tersebut.

“Bagi kami, hasil penilaian itu sungguh melegakan. Tahun-tahun sebelumnya nilainya sangat buruk, sekarang sudah bisa meningkat menjadi memuaskan,” tutur Kepala Disarpus Sis Ismiyati.

Menurutnya, torehan prestasi itu tidak lepas dari upaya-upaya pembenahan pengelolaan arsip di seluruh instansi. “Tahun kemarin kami sudah menyelenggarakan pelatihan pengelolaan arsip kepada semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Bahkan saat ini masing-masing OPD sudah ada pengelola arsip sendiri.”

Tata kelola arsip sesuai pedoman pemerintah pusat juga diterapkan Pemkot semaksimal mungkin. Tidak terkecuali prosedur baku, macam tata naskah, pola klasifikasi, serta Jadwal Retensi Arsip (JRA).

“Kami sudah membenahi secara total, dengan didukung peraturan Wali Kota (Perwali). Dalam waktu dekat arsip statis juga akan diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), serta arsip yang berusia 10 tahun ke atas jadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah (LKD),” beber Ismi.

Disarpus, kata Ismi, sudah menyimpan sebagian arsip daerah dalam bentuk digital. Ini dilakukan guna mengantisipasi kerusakan dokumen asli.

“Dalam jangka panjang kami bahkan ingin memfasilitasi digitalisasi arsip penting milik masyarakat, seperti sertifikat tanah dan ijazah. Kami ingin masyarakat juga tahu arti pentingnya arsip sebagai pusat informasi. Jika dibutuhkan, Disarpus pun siap menyimpan arsip digital tersebut,” paparnya.

Ismi menekankan, arsip harus dipandang sebagai aset oleh para pemiliknya. “Jika sebuah arsip hilang, maka aset itu juga akan ikut hilang,” tandas dia.

Sementara itu Menpan RB menyebut, arsip lembaga pemerintahan merupakan bagian penting dari reformasi birokrasi. Pengawasan pengarsipan pun telah diatur dalam Permenpan RB Nomor 30 Tahun 2018 tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah. Adapun aspek penilaian dalam audit bidang kearsipan meliputi kebijakan dan program kearsipan, pengelolaan arsip, kelembagaan, Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan, serta sarana dan prasarana pendukung.

“Sebagai negara yang memiliki sejarah panjang, mulai masa revolusi hingga reformasi,  pengarsipan itu penting. Ambil contoh di Solo saja, masalah Taman Sriwedari dan Beteng Vastenburg sempat ramai. Padahal kalau ada arsip, hal ini bisa diselesaikan dengan baik. Belum lagi soal data kepegawaian, data penduduk, aset daerah, dan sebagainya,” jelas Tjahjo usai membuka rakornas.

Tidak sebatas aset, Menpan RB juga menilai arsip sangat berguna dalam menjadikan sejarah nasional menjadi otentik. “Ada sejumlah titik penting dalam sejarah Indonesia, yang tidak didokumentasikan sebagai arsip negara. Supersemar (Surat Perintah Sebelas Maret) saja tidak ada arsipnya. Sekarang di mana?” tandas Tjahjo. (**)

aosgi
Pemerintah Kota Surakarta

DISKOMINFO SP

Kompleks Balai Kota Surakarta

Jl. Jend. Sudirman No.2, Kota Surakarta, Jawa Tengah
Kode Pos 57133
(0271) 2931667

Site Statistics

Visits today

231

Visitors today

184

Visits total

380,827

Visitors total

298,053

©️ 2022 Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian Kota Surakarta