Terkadang tanpa disadari, dokumen penting yang sudah kita simpan bukan tidak mungkin bisa hilang entah karena lupa, berpindah tempat, atau mungkin rusak dimakan usia. Dokumen penting seperti ijazah/STTB/SKHU/Danem/SKYBS merupakan dokumen-dokumen yang bisa membuat kebingungan apabila hilang karena akan selalu digunakan apalagi dalam melamar pekerjaan. Terkadang peristiwa yang tidak terduga seperti kebakaran juga bisa mengancam keberadaan dokumen ini. Pertanyaannya, apabila dokumen-dokumen tersebut hilang apakah bisa diurus kembali dan mendapatkan penggantinya? Jawabannya, bisa.
Hal yang perlu dilakukan yaitu persiapkan segala persyaratannya terlebih dahulu. Pertama, siapkan surat kehilangan dari Kepolisian. Kemudian siapkan fotocopy ijazah/fotocopy SKHU/fotocopy rapot/fotocopy buku induk (pilih salah satu) dengan diketahui Kepala Sekolah. Apabila dokumen fotocopy ini tidak ada maka diharapkan untuk melampirkan surat pernyataan bermaterai 2 (dua) orang saksi teman satu angkatan sekolah dengan dilampiri fotocopy KTP saksi dan fotocopy ijazah saksi. Terakhir, siapkan surat pertanggungjawaban mutlak atau surat keterangan dari sekolah.
Setelah semua persyaratan lengkap, langkah selanjutnya yaitu pemohon membawa semua persyaratan tersebut ke Dinas Pendidikan Kota Surakarta (Jl. DI Panjaitan No.7, Setabelan, Kec. Banjarsari, Kota Surakarta, Jawa Tengah 57133). Kemudian petugas pelayanan akan mengecek kelengkapan persyaratan di meja pelayanan dan pemohon diminta untuk menunggu di ruang tunggu. Setelah persyaratan dianggap lengkap, petugas akan mendistribusikan ke pengelola untuk ditandatangani oleh Kepala Dinas Pendidikan jika sekolah masih aktif atau regrouping, namun apabila sekolah sudah tidak ada atau bubar, maka petugas akan mendistribusikan ke petugas pengelola untuk dibuatkan surat pengganti keterangan ijazah. Kemudian, Kepala Sub Bagian Administrasi dan Umum memberikan paraf surat pengganti ijazah/STTB/SKHU/Danem/SKYBS terdistribusi. Selanjutnya, Kepala Dinas Pendidikan akan memberikan tanda tangan dan diberikan penomoran serta penanggalan surat keterangan pengganti ijazah/STTB/SKHU/Danem/SKYBS terdistribusi yang dikeluarkan oleh Dinas Pendidikan. Berkas persyaratan diarsip oleh pengelola surat. Dan terakhir, surat keterangan pengganti ijazah/STTB/SKHU/Danem/SKYBS terdistribusi siap diserahkan oleh pemohon.
Dalam melakukan pengurusan ini, tidak dikenai biaya atau gratis dengan waktu pelayanan kurang lebih 30 menit apabila persyaratan lengkap dan pejabat yang berwenang berada di tempat. Jadi, tidak perlu panik atau bingung apabila dokumen-dokumen tersebut hilang karena dapat diurus dengan mudah, gratis, dan praktis.
